L'aide à l'archivage
Les obligations en matière d’archivage
Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toutes personnes physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité → Article L.211-1 du Code du Patrimoine
Les collectivités publiques sont propriétaires de leurs archives, qui sont imprescriptibles et inaliénables, c’est-à-dire que nul ne peut les détenir sans droit ni titre. Les collectivités sont responsables de la conservation, la communication et la mise en valeur de leurs archives, dans le respect des règles fixées par l’Etat. Aussi, chaque Maire est responsable civilement et pénalement des archives de la commune. Par ailleurs, les frais de conservation des archives communales sont une dépense budgétaire obligatoire → Article L.2321-2 du Code général des collectivités territoriales
Les différentes missions
Pour répondre à ces obligations, le CDG vous propose différentes missions afin de répondre au mieux à vos besoins. Ces missions sont réalisées par une archiviste diplômée recrutée par le CDG et mise à disposition des collectivités et établissement public.
LE TRAITEMENT DE VOS FONDS
- Le récolement de la totalité des archives et la rédaction du procès-verbal
- Le classement, l’analyse, le tri et le conditionnement
- L’élimination des archives avec établissement du bordereau d’élimination règlementaire
- La réalisation d’un inventaire (répertoire numérique détaillé)
LA MAINTENANCE ET LE SUIVI
- Intervention pour mise à jour et pérennisation du système de classement préalablement mis en place.
LE CONSEIL ET LA FORMATION
- Suite aux réorganisations territoriales
- Aménagement de salle d’Archives
- Éliminations règlementaires
- Formation des agents sur les systèmes de classement
Comment ça fonctionne ?
Si vous êtes intéressé par cette prestation, il convient de prendre contact avec le service (archives@cdg45.fr) qui étudiera, en fonction de votre besoin, la possibilité de prendre en charge votre demande. En cas de réponse favorable, il vous sera adressé une convention. Si les termes vous en conviennent, l’autorité territoriale de votre collectivité ou établissement, dûment habilitée par délibération de l’organe délibérant, devra la signer et la retourner au CDG45 pour ratification.
L’intervention de notre archiviste se déroule en plusieurs étapes :
LE DIAGNOSTIC PRÉALABLE ET LA PROPOSITION DE MISSION
- Après un premier contact, l’établissement d’un état des lieux est nécessaire pour évaluer les besoins. Un devis est établi à partir de cet état des lieux.
LA CONVENTION
- L’acceptation du devis entraine la signature d’une convention entre la collectivité ou l’établissement public avec le CDG.
L’INTERVENTION
- Notre archiviste se rend sur place pour réaliser la mission. Chaque intervention se fait en étroite collaboration avec les Archives départementales du Loiret.
LES TARIFS :
- 40 euros de l’heure pour le diagnostic : temps nécessaire
- 160 euros la demi-journée de mise à disposition quel que soit la mission retenue
- 280 euros la journée de mise à disposition quel que soit la mission retenue
- Diagnostic gratuit si la mission est confiée au CDG
Les avantages
La mission Archives du CDG vous assure à la fin de chaque mission un gain de temps dans vos recherches, un gain d’espace dans vos locaux et un respect absolu de la règlementation.
Coordonnées
ARCHIVISTE
Marion HÉRISSON
Courriel :
02.38.75.66.30