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Documents obligatoires et recommandés

La réglementation relative à la santé et la sécurité au travail impose aux collectivités et aux établissements publics la mise en place d’un certain nombre de documents, attestant la traçabilité des actions réalisées en matière de prévention des risques professionnels.

Une fiche synthétique

Le CDG45 propose dans une fiche synthétique une liste de l’essentiel des documents obligatoires, mais aussi des documents qu’il est recommandé de disposer au sein des collectivités et des établissements publics. Cette liste est non exhaustive.

Cette fiche précise l’objectif de chaque document et les personnes qui doivent en assurer la mise en place, l’élaboration et le suivi.


L’essentiel des documents obligatoires

L’employeur doit y consigner les résultats des vérifications périodiques obligatoires des équipements de travail et de protection individuelle.

L’employeur doit y consigner les exercices et essais périodiques du matériel incendie en sus des résultats des vérifications périodiques obligatoires des équipements de travail et de protection individuelle.

L’employeur doit en mettre à disposition des agents afin qu’ils puissent y consigner les dysfonctionnements, les observations et les suggestions d’amélioration en lien avec l’hygiène et la sécurité. Ce registre, suivi par les agents de prévention, fait l’objet d’une information aux membres du CHSCT. (Modèle disponible dans l’espace documentaire)

Ce registre sert consigner les alertes ayant fait mention d’un risque grave pour la santé publique ou pour l’environnement. 

L’employeur doit y consigner les dangers graves et imminents ayant fait l’objet d’un retrait de travail.

Ce registre permet de s’assurer du respect de la procédure à suivre. (Modèle disponible dans l’espace documentaire)

Ces fiches permettent de recenser les risques et les effectifs soumis à ces risques.

L’employeur établit cette fiche individuelle d’exposition pour chaque agent exposé à l’amiante. (Modèle disponible dans l’espace documentaire)

Cette fiche est établie par l’employeur pour chaque agent exposé sous certaines conditions à certains facteurs de risques professionnels liés à la pénibilité (Activités en milieu hyperbare, températures extrêmes, bruit, travail de nuit dans certaines conditions, travail en équipes successives alternantes, travail répétitif cadencé). (Modèle disponible dans l’espace documentaire)

Pour toutes les expositions des agents à des produits chimiques dangereux ou CMR avant le er février 2012, l’employeur doit établir une attestation d’exposition. (Modèle disponible dans l’espace documentaire)

L’employeur doit recenser et évaluer les risques professionnels des agents dans le document unique d’évaluation des risques professionnels. Il y indique également les mesures de prévention et de protection qui sont mises en place ou à prévoir. (Modèle disponible dans l’espace documentaire)

Chaque année, le CT/CHSCT de chaque collectivité doit obligatoirement délibérer sur le Rapport Annuel faisant le bilan de la situation générale de la Santé, de la Sécurité et des Conditions de Travail (RASSCT). Depuis 2018, ce document doit être établi via l’application Données Sociales.

Chaque année, le président du CHSCT soumet au comité, pour avis, un programme annuel de prévention des risques professionnels.
Ce programme est établi à partir de l’analyse des risques professionnels. Il fixe la liste détaillée des réalisations ou actions qu’il lui paraît souhaitable d’entreprendre au cours de l’année à venir. 

Ce règlement permet de fixer les règles de fonctionnement du CHSCT. (Modèle disponible dans l’espace documentaire)

Le service de médecine préventive établit chaque année un rapport d’activité qui est transmis à l’autorité territoriale et au CHSCT.

Dans certaines situations de co-activité (avec une entreprise extérieure), un plan de prévention écrit doit être élaboré avec de prévenir les risques d’interférence. (Modèle disponible dans l’espace documentaire)

Lors de la réalisation de travaux par point chaud effectués en dehors des postes permanents, un permis de feu doit être établi afin de maîtriser le risque incendie. Celui-ci vient en complément du plan de prévention en cas d’intervention d’entreprises extérieures). (Modèle disponible dans l’espace documentaire)

Pour les opérations de chargement ou de déchargement effectuées par des entreprises extérieures (ex : livraison matériel), un protocole de sécurité est à établir. (Modèle disponible dans l’espace documentaire)

L’employeur délivre ce titre aux agents habilités à effectuer des travaux sur ou à proximité des matériels et installations électriques. L’habilitation atteste que l’agent est techniquement qualifié, est apte médicalement et a reçu une formation adéquate. (Modèle disponible dans l’espace documentaire)

L’employeur délivre une autorisation de conduite aux agents habilités à conduire des véhicules et des engins spéciaux (chariots, automoteurs, nacelles, etc.). L’autorisation est délivrée après aptitude médicale, formation adéquate et contrôle des connaissances. (Modèle disponible dans l’espace documentaire)

L’essentiel des documents recommandés

Ce document permet d’information de l’ensemble du personnel sur ses droits et devoirs au sein de la collectivité en matière d’hygiène et de sécurité. Il fixe les règles notamment en ce qui concerne le port des équipements de protection individuelle, l’utilisation des équipements, la gestion des conduites addictives, la gestion des situations de harcèlement sexuel, moral et d’agissement sexiste. (Modèle disponible dans l’espace documentaire)

L’employeur a l’obligation d’accueillir et de former les nouveaux arrivants aux mesures à respecter dans la collectivité en matière de santé et de sécurité. Le livret constitue un complément de formation des nouveaux embauchés, ou du personnel changeant d’activité, sur les consignes générales d’hygiène et de sécurité.

Cette fiche décrit les risques liés aux activités/postes de travail des agents et les mesures de prévention à respecter (consignes de sécurité spécifiques).

Il s’agit d’une procédure intégrant l’aspect administratif et l’aspect préventif des accidents (déclaration, enquête, mesures de prévention à mettre en place).

Chaque assistant et conseiller de prévention doit avoir une lettre de cadrage qui précise ses missions et les moyens qui lui sont alloués (matériels, lieux, temps). (Modèle disponible dans l’espace documentaire)

Chaque agent chargé de la fonction inspection doit avoir une lettre de cadrage qui précise ses missions et les moyens qui lui sont alloués (matériels, lieux, temps).