La conduite du changement

Définition

La conduite du changement permet d’accompagner les agents au sein d’une collectivité pour lui permettre de s’adapter aux changements et aux évolutions de son environnement en tenant compte de la dimension humaine, des valeurs et de la culture de la collectivité ainsi que les résistances au changement. Elle permet aux individus de comprendre et de s’approprier les nouveaux modes de fonctionnement afin de les intégrer à leur travail quotidien.

 

La méthode

 Le processus de changement implique de définir une méthodologie claire qui se décline en 4 étapes :

  • L’identification des acteurs de votre collectivité concernés par ce changement. Il s’agit d’observer les forces en présence :
    • Ceux qui comprennent la nécessité du changement,
    • Ceux qui ont la capacité à évoluer et à s’adapter  
    • Ceux qui ont une réelle volonté de sortir de leur zone de confort.

L’identification de ces acteurs et de leurs résistances permet de faire ressortir les points sur lesquels il faudra insister en communication interne pour pallier les inquiétudes et rassurer les équipes. Cela permet aussi de composer le comité de pilotage pour déployer le processus de changement.

  • La constitution d’un comité de pilotage afin de conduire le changement au sein de la collectivité. Il va être en charge de communiquer auprès des équipes en interne pour assurer une bonne diffusion des informations liées au changement.
  • Une communication efficace pour expliquer les mesures concrètes des changements organisationnels : incontournable du processus de changement, elle peut prendre différentes formes : réunions d’information, supports de communication interne (intranet, lettre d’information…).
  • La formalisation d’indicateurs de réussite est la dernière étape de ce processus. Elle se traduit par la mise en place de mesures d’ajustements, conséquences des changements opérés au sein de la collectivité.

 

Les facteurs de réussite.

  • Le rôle et l’implication des élus dans la communication sur le sens.

Par exemple, communiquer sur un projet de territoire qui synthétise les objectifs de politiques publiques des territoires de la communauté, sur des objectifs clairs et partagés de services publics permet de fédérer élus, cadres, agents et usagers.

  • Anticiper et ne pas sous-estimer le temps nécessaire à la concertation

L’anticipation permet d’offrir un vrai temps pour une concertation de qualité et d’identifier toutes les transformations à venir pour en informer les parties prenantes (élus, syndicats, agents, cadres, usagers) et mettre en place des actions d’accompagnement.

  • Un accompagnement au changement nécessaire

Il est préférable d’étendre cet accompagnement au-delà de la communication institutionnelle et d’englober un accompagnement des situations individuelles et des collectifs de travail. Une communication efficace en parallèle permettra de présenter le projet, de donner du sens, d’aider l’identification des agents transférés et de clarifier les objectifs.

  • Accompagner les situations individuelles

Favoriser le positionnement de la DRH comme lieu d’écoute où chacun pourra recevoir des conseils et des précisions sur les impacts matériels du changement sur sa situation peut permettre de réduire le stress associé aux changements.

  • Accompagner par de la formation

La formation des encadrants à la conduite du changement peut aider la réorganisation des services et l’installation d’indicateurs de suivi des nouvelles organisations mises en place.

  • Mettre en place le mode projet

Il est souhaitable de cadrer le projet de mutualisation dès le départ, en instaurant un directeur ou une directrice de projet. L’avancée du projet pourra être suivie par un comité de pilotage et accompagné de groupes de travail thématiques. Des phases de concertation, notamment avec les organisations syndicales, et de validation pourront également être définies.

 

Source Piloter un projet intercommunal –méthodes et outils – CNFPT